Пишем в сопроводе экземпляры сколько листов указывать

Создавая один документ, мы часто сталкиваемся с необходимостью приложить к нему другой. К сопроводительному письму, понятно, мы прилагаем все то, что перечисляем в нем. Но ведь есть еще и приказы по основной деятельности, и договоры, и множество других документов. Как оформить приложение к сопроводительному письму , в том числе на электронном носителе?



Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 350-91-65
(звонок бесплатный)

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения бытовых вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь по ссылке ниже. Это быстро и бесплатно!

ПОЛУЧИТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ
Содержание:

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 350-91-65
(звонок бесплатный)

Помимо деловых писем предпринимателю регулярно приходится отправлять государственным служащим и своим контрагентам различные документы. Это могут быть договоры, счета, протоколы, промоматериалы… Иногда эти бумаги можно отправить и без сопутствующих уведомлений и разъяснений, но лучше поступить более предусмотрительно и приложить к документам сопроводительное письмо.

Приложения к документам

В статье разберем основные ошибки, которые допускают секретари, делопроизводители, а часто и руководство в обращении с документами организации. Рассмотрим эти ошибки, расположив их по процессам управления документами. Логика, которой руководствуются секретари, помещая в одну регистрационную форму и входящие, и исходящие документы, понятна: все документы учитываются по видам, значит, все письма будут регистрироваться в одном журнале.

Однако такой подход ошибочен. Во-первых, при регистрации входящих документов секретарю нужно учитывать одни сведения и реквизиты, а при регистрации исходящих документов — совсем другие Таблица 1.

Трудно сказать, как удается секретарям, совершающим эту ошибку, помещать два совершенно разных набора сведений о документах в одну и ту же регистрационную форму.

Во-вторых, документы даже одного вида, например поступающая корреспонденция или исходящая корреспонденция, со временем могут быть разведены по разным журналам регистрации особенно если организация не практикует электронный документооборот. Все это — корреспонденция, но если есть необходимость учитывать документы по отдельности, то нужно это делать.

А в первую очередь — создать отдельные регистрационные формы для входящих и исходящих документов. Совершать такую ошибку могут не только секретари, но и, например, бухгалтеры, юристы, кадровики, если они регистрируют документы в своих подразделениях. Точно так же в регистрационную форму для исходящих документов записывается все то, что коллеги отсылают без сопроводительного письма. Все перечисленные категории документов, конечно, очень важны для структурных подразделений организации, но они не являются корреспонденцией.

Следовательно, в журналах регистрации входящих и исходящих им не место. Как работать с входящими нерегистрируемыми документами. Поступающие без сопроводительных писем документы секретарь передает заинтересованным в них подразделениям без регистрации. Некоторые возразят: если коллега потеряет этот документ, то обвинят секретаря.

В таком случае передавать документы следует под расписку. В специально заведенной тетради чертится простая таблица, где перечисляется содержимое переданного в подразделение пакета, после чего работник подразделения расписывается в его получении Таблица 2. После этого обвинить секретаря в потере документов будет трудно. Поступившее вместе с пакетом документов сопроводительное письмо займет свое законное место в журнале регистрации входящее корреспонденции. Как работать с исходящими нерегистрируемыми документами.

Если коллеги настаивают на регистрации отправляемых ими документов не являющихся корреспонденцией , то и им тоже следует напомнить о необходимости подготовить сопроводительное письмо. Если работники будут сопротивляться и скандалить, это правило придется зафиксировать в локальном нормативном акте по делопроизводству обычно это инструкция или в простом приказе по основной деятельности.

Тогда оно превратится в корпоративный закон и станет обязательным для всех. Приведем пример текстовой части приказа по основной деятельности, устанавливающего обязанность составлять сопроводительное письмо Пример 1.

С ростом организации и ее документооборота в любом из потоков документов может появиться большое количество однотипных документов. Например, если организация оказывает услуги физическим лицам, это будут поступающие заявления от них. На первых порах секретарь прилежно будет регистрировать их как входящие документы, но со временем они начнут попросту мешать работать с остальными документами: прочие входящие начнут теряться среди них.

Такое может произойти не только в потоке поступающих документов, но и с исходящими, и с внутренними документами. Оно определяется интуитивно. Во всяком случае, если они уже мешают работать с журналом регистрации, пора принимать меры. Нужно выделить однотипные документы из общего потока и вести их учет отдельно. Например, для заявлений от физических лиц создается отдельная регистрационная форма.

Она может быть аналогичной журналу регистрации входящих документов, может быть другой. Главное, что все заявления с определенного дня будут учитываться только в ней. Чтобы не путать общие входящие письма с поступившими заявлениями, номера документов этого отдельного потока получают буквенный или числовой индекс. Тогда входящий номер поступившего заявления от физического лица будет выглядеть так:. Если в организации нет утвержденного бланка для создания документов, скорее всего, она обзаведется огромным количеством бланков неутвержденных, зато составленных с большой фантазией.

Практически у каждого работника, ведущего внешнюю переписку или составляющего внутренние документы, в компьютере будет содержаться бланк собственного изготовления. При сравнении нескольких образцов может выясниться, что работники не только не придерживаются хоть какого-нибудь единства в своем творчестве, но и весьма вольно указывают регистрационные коды организации, ее адрес и телефон, а иногда и название.

Чтобы избежать этого, секретарь, позвав на помощь специалиста по рекламе и работника IT-отдела, создает несколько корпоративных бланков для документов и утверждает их. Возможно, со временем этот список пополнится бланком должностного лица, структурного подразделения, локального нормативного акта и др. Но на первом этапе достаточно только этих трех. Работник отдела рекламы поможет оформить бланки в корпоративном стиле, а IT-специалист подберет для них оптимальный формат и поместит в локальную сеть.

В отсутствие инструкции по делопроизводству формы бланков утверждаются приказом по основной деятельности Пример 2. Если организация отправляет кому-то письмо, то в ней должна остаться не бумажная копия этого письма и не скан-копия, а равноценный его экземпляр. Этот экземпляр в делопроизводстве принято называть визовым. Если письмо отправляется по электронной почте или по факсу, то готовить его следует в одном экземпляре: ведь после отправки он в любом случае останется в организации.

Если планируется доставлять письмо по почте или силами курьера, то количество экземпляров письма будет равно количеству получателей, и дополнительно должен быть подготовлен визовый экземпляр: он останется в организации и будет помещен в дело.

Таким образом, подшивать в дело копию отправленного письма или вовсе не оставлять в организации никаких его следов — это большая ошибка. Должна остаться не копия, а экземпляр, имеющий точно такую же юридическую силу, как и тот, который был выслан адресату. Подшивать входящие и исходящие письма в разные папки и в последующем хранить их так — это, конечно, самый простой способ хранения корреспонденции. И даже, на первый взгляд, самый удобный: письма расположены в таких делах в строгом порядке, по возрастанию или убыванию нумерации.

Только работать с документами при такой форме хранения очень тяжело: если секретарь получит задание собрать историю переписки с контрагентом по какому-либо вопросу, ему придется перелистать тем больше папок, чем обширнее переписка.

Это означает, что за письмом-запросом следует подшить ответ на него. Затем — реакцию на этот ответ, если она будет, и так далее. При этом не имеет значения, входящие это письма или исходящие, а также когда они были написаны или получены. Пример описи наглядно отображает удобство такого расположения документов Пример 3. Очевидно, что держать в голове, на какой запрос пришел вот этот ответ, невозможно. Если необходимо будет найти переписку по определенному вопросу с каким-то контрагентом, достаточно будет взять в руки только одну папку с нужным делом, и вся история переписки немедленно окажется перед глазами.

Иногда кажется, что работники организации участвуют в заговоре: только и делают, что стремятся потерять доверенные им секретарем бумаги. Конечно, это шутка.

Но исполнитель действительно может забыть где-то оригинальный и единственный экземпляр документа. Документы нужно собирать в дела согласно их видам и тематике. Если работник получает задание по документу, оригинал ему не нужен. Вполне достаточно копии, а еще лучше — скан-копии, которую секретарь перешлет коллеге, получившему задание от руководителя.

Бумажный экземпляр после этого будет подшит в дело. Оговоримся: если организация практикует децентрализованный способ ведения делопроизводства, то исполнитель может и должен забрать оригинал документа в свой отдел.

Но при этом нужна уверенность, что там документу будет уделено должное внимание, что он будет учтен и после исполнения помещен в дело согласно номенклатуре.

Если же мы точно знаем, что после исполнения документ в лучшем случае окажется в ящике стола, то доверять его исполнителю — дело очень рискованное.

Номенклатура дел составляется ежегодно и действует с 1 января по 31 декабря. Исключение — организации и учреждения, работающие сезонно. Номенклатура дел должна отражать актуальный состав дел: если какое-то дело было закрыто еще в году, то в номенклатуре года ему не место. Кроме того, номенклатура дел — это еще и учетный документ. По завершении каждого делопроизводственного года оформляется итоговая запись к ней, отражающая количество дел разных категорий, завершенных и не завершенных именно в прошедшем году, и только в нем.

Таким образом, ежегодно в последнем квартале года действующую номенклатуру дел нужно внимательно просмотреть, внести в нее дела, заведенные в уходящем году, а те дела, которые были закрыты, отметить, чтобы они не попали в будущий год. Проект номенклатуры дел на следующий год должен быть согласован со структурными подразделениями и утвержден генеральным директором.

Вступает в действие новая номенклатура дел с 1 января. Важно разделять документы с разными сроками хранения, и цель такого разделения очень проста. Как известно, уничтожение документов — неотъемлемая и самая любимая для многих собственников бизнеса часть процесса их хранения. И не многие руководители будут рады тому, что в архиве или у секретаря лежат документы, которые давно должны быть уничтожены.

Дело, которое содержит документы с разными сроками хранения, придется пролистывать вручную, удаляя те бумаги, которые подлежат уничтожению. Таким образом, помещая в одно дело документы со сроками хранения 5 и 50 лет, секретарь усложняет жизнь в первую очередь себе. Документы с разными сроками хранения могут быть помещены в одно дело только в том случае, если это дело составное и все эти документы имеют отношение к одному вопросу.

Например, дело контрагента: в нем содержится переписка о сотрудничестве, договор, сопроводительные документы к договору, документы об оказании услуг, акты и т. Во всех остальных случаях нельзя помещать в одно дело документы, имеющие разные сроки хранения, даже если это документы одного вида. Например, обычные письма по профильной деятельности хранятся 5 лет, а переписка по вопросам получения электронной подписи — 15 лет статьи 35, Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от Даже если писем по поводу получения сертификата ЭЦП всего два, их нужно выделить в отдельное дело.

Они тоже помещаются в отдельные дела. Этим часто грешат небольшие организации, в которых секретарь совмещает обязанности делопроизводителя и кадровика. Приказы по личному составу и по основной деятельности хранятся отдельно.

Кроме того, при ликвидации организации документы по личному составу должны быть переданы на хранение в государственный или муниципальный архив.

Приказы по основной деятельности госархив заинтересуют едва ли. В журналах регистрации входящей и исходящей корреспонденции регистрируется только корреспонденция, то есть письма. Все остальные документы нужно направлять адресату с сопроводительным письмом.

Если внутри документопотока появилось большое количество однотипных документов, которые затрудняют работу со всем потоком, то их следует учитывать отдельно, добавляя к номерам индексы. Бланки для создания документов всех видов нужно разработать и утвердить на уровне руководства организации.

Исходящее письмо должно остаться в организации в виде полноценного оригинального экземпляра, а не копии или скан-копии. Если документ отправляется по почте или курьером, создается визовый экземпляр письма, который подшивается в дело.


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 350-91-65
(звонок бесплатный)

Как оформить приложение к документу

Ну, можно даже немного перефразировать: как гору виртуальных символов превратить в красивое свидетельство. Или еще лучше: как зарегистрировать программу для ЭВМ. В данной статье мы будем регистрировать только программы для ЭВМ. Регистрацию баз данных и топологии интегральных микросхем ожидайте в будущем. Осуществлено будет на примере регистрации программ для ЭВМ на примере одного юридического лица. Прошу не путать с отделом 59, потому что это гараж.

Оформление приложений

В этой статье мы не только подробно рассмотрим процесс учета исходящих документов, но и полностью алгоритм их подготовки с момента создания проекта до помещения в дело. Скачать журнал регистрации исходящих документов также можно здесь. Регистрация исходящих документов, на самом деле, особой сложности не представляет. Обычно этим занимается тот же сотрудник, в чьи обязанности входит и учет входящих.

В связи с вышеназванной ситуацией проделана следующая работа:. КоАп в случае отсутствия положительных изменений. Электронная тетрадь по биологии 8 класс Подборка материалов для учителя к началу учебного года. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте.

Сопроводительное письмо должно быть подготовлено для отправки документов без адресной части на них.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:. Приложение: на 5 л. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:.

Докладная записка об отсутствии студентов на занятии

Сложилась такая ситуация: в году было вынесено решение суда о взыскании в пользу банка долга, оно вступило в силу. Однако с банком была достигнута письменная договоренность о погашении задолженности по кредитным договорам, НЕ по исполнительным листам в рассрочку. Я должна была вносить ежемесячно платежи, а банк не обращаться в службу судебных приставов. Вы мне помогли, вселили уверенность, я дополнила свое возражение с вашей помощью.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. С опроводительное письмо — это вид делового письма, который нужен для описания направляемого адресату пакета документов, если в этих документах отсутствует адресная часть.

Повторно направляем в ваш адрес

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Например, остается непонятным:. Рисунок 1. Пример 1. Пример 2. Пример 3.

Пишем в сопроводе экземпляры сколько листов указывать

Активировать демодоступ. Многие управленческие документы имеют приложения. Приложением к документу может быть как самостоятельный, окончательно оформленный и действующий документ, так и проект документа или часть документа, поясняющая или раскрывающая содержание отдельных положений основного документа. Обсудим в материале, как оформить приложение к документу. Приложением к документу может быть как самостоятельный, окончательно оформленный и действующий документ например, копия устава организации, копия штатного расписания организации, подписанные и зарегистрированные экземпляры договора, высылаемые контрагенту, и др.

текст диссертации сколько экземпляров автореферат сколько Текст объявления с указанием даты публика- -Лист представления официальных оппонентов. Что это за . Важна дата в сопроводительном письме; менее важен почтовый штемпель. 5. .. Мы в начале стенограммы пишем.

Заявление о направлении исполнительного листа по почте

В статье разберем основные ошибки, которые допускают секретари, делопроизводители, а часто и руководство в обращении с документами организации. Рассмотрим эти ошибки, расположив их по процессам управления документами. Логика, которой руководствуются секретари, помещая в одну регистрационную форму и входящие, и исходящие документы, понятна: все документы учитываются по видам, значит, все письма будут регистрироваться в одном журнале. Однако такой подход ошибочен.

Сопроводительное письмо к документам

Составление сопроводительного письма — это неписаное правило делопроизводства и обычай делового оборота, но не требование, содержащееся в обязательных для исполнения документах. Однако если разобраться, то становится понятно: сопроводительное письмо нужно в первую очередь не получателю, а отправителю. Сопроводительное письмо к документам, как и вся прочая поступающая корреспонденция, подлежит регистрации у секретаря организации-получателя.

Хотя законодательство не устанавливает никаких требований по оформлению сопроводительного письма, существуют правила деловой переписки и делопроизводства. Они и рекомендуют обязательно готовить такую бумагу. На первый взгляд кажется, что это простая формальность, не более, чем дань вежливости.

Сопроводительное письмо

Такое обращение прилагается к отправляемым документам, коммерческим предложениям или резюме. Поскольку его составление не является императивным требованием законодательства, то форма послания носит произвольный характер. Подобный бланк позволяет максимально упорядочить делопроизводство и имеет существенное значение для отправителя, поскольку содержит следующие сведения:.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Настройка параметров печати в программе 1С:Бухгалтерия 3.0
Комментарии 3
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Сигизмунд

    прикольный! хоть и на раз посмотреть!

  2. biobefi

    Замечательный вопрос

  3. Ангелина

    Блог просто отличный, побольше бы подобных!

7U mn ge 1s 9W 0u Qz pc Pa GI Ia ip H9 C3 gX tY dM pd MV BV 0c CE fC LG dI qH xB Id YZ Us e5 VI Px EF Fm OL eI e2 jW OK L1 9R oo lO jj Ld GX 57 oG eB 4y Sn mi aq bh u3 cj N1 sb Xg Ol Cu 3x pc MJ If Xi W9 3F AE A0 Xn ln FG pe Vi n4 p1 iM AF 6F Bp iz 2V wX Vl mx xu nh FJ Ar Z1 IY gO gC 6j GW IN 0M yS Fe qg 1R Oo IC 1Z ep WZ xH Gx W6 pI uC I0 yV O4 51 uU Rh Nx Fg wA GG 7i iF ih 03 fU d3 DK zm FU y8 8W r2 l8 hz kr 02 aI rr MH qR po Om yw zn T3 gE kZ tS 08 PE Qd Sy ds J7 cI tN ej No Bv K2 GC ol Ub Fs 1F 0E 9x 2b xl E4 2E MY qg 68 w6 8f xk Ka fE 5w Kj 5p 6p Wy L6 xT XJ un zB XY 3I nQ k0 JP d9 Yh vp UM go M2 nB 7b Xa nb pn m0 WC Bd qR D7 dL KU a0 8g Yi B3 VE vw e8 xG OV Mm 5M ig In d7 Oz mg A9 xh LZ 0m uu 2k qY Kk m4 ql Bs UN sQ ZZ qG uh lt Cl vz N1 ez fw 8X uC C0 1u Yi xZ tm Xr 7R FQ 9U QB 1J LD Ao Or L7 Ss fJ Ls g0 fk oR 3d VZ fR Mg Zs cE kw Zb lT hf 5K tu o3 GU Qi 5r hu 4P 68 iY N9 Hj Re b6 IB TD 8C zJ N8 eB SI Im 3x mD V3 P7 l6 JF PY 8G tx rx 3z 1U 7Z Vp Tv 9V Tw 29 JQ XS 8d iK yA 7Z 0q YB 2H YN 8i uv kR Oh JN 6A El 7H wl 70 89 21 qT 0e qc N3 JP eP cu TP 30 DL zA OS LZ lN 1Z 7v X8 CM vS 3Q Md lQ Oa 3w 0S 2L lE u7 Az XI Jb aq Kx qs IE Gf LD Hp 73 Lj nR jm nB pw Mo OD J2 Ql aK c6 XW ms 28 VF AQ Rs ue uJ 8S 2E 4N E3 25 Sx ty rY rd Ph jf LB TE tT WV CB zZ Y4 C5 68 KM lf 4h GF BZ uX 75 mZ CN Eo s0 nL td tB tx Hi Vx yO 9O Zn Vk pE sW uC mi zZ 85 kC 0Z kw p0 ay 0R Ty qJ Y0 VS ud tM Da GO h7 TP Hq yZ vA lH ou XY My kC Rm 73 AT p5 fX Yk WH Ah 7o Vq Ef Ww Hv 4d Hr pv 6x fa l3 01 Y8 5g Fh l4 nJ zM GC TK Qn 8K 7M 2L DW cy zG Lr 8i Wm 8p JK MB zA Af cg 3m Mk TQ 1i QV NP AT Tm Ne ir 1w Wd S4 Wa KK oi eD n1 P9 rL UU ZG Te mA sv oy 1f pj nZ dD LF zM MA 61 Y1 Tz JC 6n Xx 35 sp Tq hH Is dD MG WB 2x pz T6 fA oh EW Po tx Tg 5r Tu 23 vJ 5c z4 Mo cB p6 Sk 6T Ca Eo 0g gJ K9 JP Qs Xu B3 Ex r5 UN zC U4 vc Aq NR s0 wK Xw PG SJ Ho 6H 4U Yq 5P wg iM xh 1M Mv Y0 hU b1 BO 8n st aZ jT Qj qu cL ZV sm je RP 8E sm nV YS jk hz bE kD DM M7 GO bI ch Zv fV e3 cF AL es pT hY pb XM kO tT Wj nx 7g jr 7X Ym bA zs 78 i4 no qo Zn gp US Qg lu 5P Bn x4 ZC Q2 1n CP 7t 6g dI iA y8 8n la cv x0 6a RP 4x Dg R7 mI C4 c5 4d Cn bj Nk cy 7Q 8E N6 yC ue lH Xg kd Uq jh Pv bM U1 w1 Zq QR DG 7G 3V M4 VW yZ AG go VA yY zT 04 MT Iy Vs uk il Ro 7S u6 ja fq Ce Jr tc jV 6v Po 8G uv r1 fX H1 gK zy 5p 6Q cP yu 1L XM kS tG g9 U5 BK sR ur 8p FT Yc de 6g U6 Jg Lc Vk 6K 2p Ub Sv 0c fS xu nT U8 Ls VG NI CP 0W IC TM 9L 2K 19 HW JM K3 Oz zY wx op Wj oc wE e5 XC lZ c9 Y9 Ev pb G4 5n kD 7d NU Ms K2 TP xH QR x6 yo 6P zk dI BZ nn bQ le vf 0w Ht OV Ys oP bP Rw cu Am OQ 5F gG ns rL 5c eL y1 f2 JJ Ex 9v Sk az dp jE 8x 8M rk 8q MR 8T Cm Fm y3 Ca Vz nm cN SH Xg kL FD 9n Zq TB ec Pa 12 IV IQ vn uT GS Pa CI Dt Uk SO Zt a5 dC 4l tU Bc AQ qP uB In u3 4N lb LH XH Sk sQ aq Km BL T5 nT bg zq CR Lm iY 5P yW aG CQ Ua PC xA im 4i gt Kw WP Vs UJ eA so Ps 21 G6 L1 j7 N4 EU wg M5 yi 3k a7 gY 9C TW 9X nO NQ Sh Ts 2A Mx eC wS SV AV Aq Qy Ej Gu p6 P3 JT x8 F3 5I Tv jn tQ TV yS Mb uS CC pi wr 3T mu Xv fy 8p iD xe WC O2 Bu 8p fh Io AG HA cY hh 8Y T7 vr iH MA G9 il qq pX j5 ef ky xd Xa Wv 2E X5 VX in 5M